Führen von Aktenvermerken

“Quod non est in actis non est in mundo.” Nach dem Grundsatz, das, was nicht in den Akten steht, nicht passiert ist, wurde vor der Vergütungsreform von Betreuern fast alles dokumentiert, das kürzeste Telefonat, jeder 10 Minuten Besuch eines Betreuten. Sie mussten es dokumentieren, um ihren Vergütungsaufwand glaubhaft zu machen.

Glücklicherweise ist das seit einiger Zeit nicht mehr nötig. Was sollen Berufsbetreuer nun dokumentieren und warum sollen sie es?

Es werden klare Grundsätze benötigt, die dann auch im Alltag verinnerlicht werden können. Wie diese Grundsätze ausgestaltet sind, lässt sich nicht mit Verbindlichkeit festlegen. Die folgende Auflistung gibt Anhaltspunkte:

1. Außentermine bei Betreuten. Außentermine dokumentieren die Häufigkeit des Kontaktes und ergeben sich aus der Verpflichtung, die Betreuung persönlich zu führen und die Angelegenheiten mit dem Betreuten zu besprechen. Durch einen Vermerk macht der Betreuer nicht nur glaubhaft, dass er den Betreuten überhaupt kontaktiert hat, er macht auch deutlich, dass er versucht hat, die Angelegenheiten der Betreuung zu besprechen und die Wünsche des Betreuten wahrzunehmen. Einer qualifizierten Beschreibung des Besprochenen ist hier angemessen. Außerdem dienen Außentermine dazu, Informationen zur Situation des Betreuten einzuholen, die sonst gar nicht in den Blick kämen. Das gilt insbesondere für pflegebedürftige Menschen. Hier ist angemessen, den Eindruck zum Pflegezustand des Betreuten zusammenzufassen und deutlich werden zu lassen, aus welchen Gründen man diese Einschätzung hat. Ähnliches gilt für Betreute, die jegliche Hilfsdienste ablehnen und sich dadurch in einem latent gefährdeten Zustand befinden. Auch hier müssen die Eindrücke dokumentiert werden, die über den körperlichen und Allgemeinzustand gewonnen werden.
2. Bürotermine von Betreuten. Auch hier geht es wieder darum, den persönlichen Kontakt zum Betreuten zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen, dass der Betreuer seinen Pflichten aus § 1901 BGB nachkommt. Bei Betreuten die sehr regelmäßig ins Büro kommen, muss allerdings nicht jeder Termin notiert werden. Hier reicht es aus, das unter Punk notierte zu dokumentieren.
3. Informationen, die rechtlich relevant sind und nicht auf anderem Weg ohnehin sofort zur Akte gelangen. Diese Restkategorie gilt für alle rechtlich bedeutsamen Informationen, gleich ob nun telefonisch oder persönlich zum Betreuer gelangt. Es können Informationen über Todesfälle in der Familie des Betreuten sein (Annahme der Erbschaft). Vielleicht berichtet der Betreute von Wohnungsmängeln (Meldepflicht). Oder er berichtet von einer Straftat. Vieles ist hier denkbar.
4. Vom Betreuten geäußerte Wünsche, die die Inkaufnahme rechtlicher Nachteile implizieren würden

Wichtig in Zusammenhang mit Haftungsfrage ist jedoch auch die Frage, wie Berufsbetreuer ihre Organisation so gestalten, dass Wünsche des Betreuten einfließen können, Aufmerksamkeit finden und dann so umgesetzt werden, dass der Betreute respektiert wird und der Betreuer sich keinem Haftungsrisiko aussetzt. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um die Gradwanderung, die § 1901 BGB verlangt: Den Wünschen des Betreuten sollen der Betreuer entsprechen und seinem Wohl nicht zuwider handeln.

Wichtigstes organisatorisches Mittel hierzu ist die Dokumentation maßgeblicher Betreutenwünsche. Dies ist teilweise abgedeckt, wenn grundsätzlich persönliche Kontakte, vor allem Haus- oder Heimbesuche und Bürobesuche, die über die Geldausgabe hinausgehen, dokumentiert werden. Aber auch Telefonnotizen können gelegentlich von Bedeutung sein. Zu denken ist in diesem Zusammenhang natürlich auch an ganz explizite schriftliche Äußerungen, die sie ohnehin in der Akte präsent haben müssen, wie Patientenverfügungen oder Betreuungsverfügungen.

Praxistipp:

Denken sie im Betreuungsalltag immer dann an einen Aktenvermerk, wenn sie Wünsche des Betreuten respektieren oder Entscheidungen des Betreuten hinnehmen, die ihnen, gemessen an einer fiktiven Allgemeinheit, als eigensinnig, ungewöhnlich oder unausgegoren erscheinen und eventuell einen rechtlichen Nachteil für den Betreuten implizieren. Dokumentieren Sie, dass der Betreute sich gegen einen Heimaufenthalt ausgesprochen hat und warum sie dies für noch hinnehmbar halten. Notieren Sie, dass er sich nachvollziehbar gegen bestimmte Medikamente ausgesprochen hat. Manche ältere vermögende Betreute wünschen unbedingt ein Sparbuch als Anlageform, auch wenn es etwas lukrativere Formen der Geldanlage gibt. Wenn sie dokumentieren, wann und wo der Betreute sich entsprechend geäußert hat und warum sie diesen Wunsch für nachvollziehbar halten, sind sie auf der sicheren Seite.

Gut ist auch, wenn Berufsbetreuer daran denken, solchen Prämissen des Betreuten im Bereich der Vermögensanlage oder zum Aufenthalt oder zur Behandlung gleich in den Übernahmebericht oder Jahresbericht zu übernehmen. Damit verschaffen der Betreuer bei eventuellen späteren Haftungsprozessen seiner Dokumentation ein noch größeres Gewicht.

Auf diese Weise können Berufsbetreuer sich vor späterer haftungsrechtlicher Inanspruchnahme schützen. Entscheidungen zum Aufenthalt (Heim oder Wohnung, allein oder mit Partner, betreuter Wohnplatz oder unbetreute Wohnung) gehören häufig dazu. Prämissen zur Medikamentenbehandlung gehören sehr oft in diesen Bereich.