Postausgang und Friststreichung

Ebenso wie aus dem Posteingang, sollten Berufsbetreuer aus dem Postausgang eine feste Institution machen. Es ist sinnvoll, die zum Postausgang bestimmten Vorgänge in irgendeiner Form zu sammeln, idealerweise als Postausgangsmappe. Darin versammeln sich alle Ausgangspost des Tages einschließlich der Ausgangsfaxe.

Durch eigene Arbeitsroutine oder Arbeitsanweisungen muss sichergestellt werden, dass dieser Postausgang als Kopie vollständig der Betreuungsakte zugeführt wird. Nichts, was das Betreuerbüro verlässt, sollte undokumentiert bleiben. Insbesondere alles, was die Unterschrift des Betreuers erhält, muss unbedingt als Duplikat in der Akte vorliegen. Das gilt somit auch für Leistungsnachweise von Pflegestationen oder Formulare aller Art, die ausgefüllt wurden.

Beispiel:

Eine Lebensversicherung wird mit vormundschaftsgerichtlicher Genehmigung gekündigt. Die Kopie der Genehmigung wird mit dem Anschreiben an die Versicherung zur Akte genommen.

Ein Mietdauerauftrag wird online veranlasst. Der Protokollausdruck wird zur Akte genommen.

Bei der Krankenkasse werden Zuzahlungsbelege eingereicht, eine Kopie der Zuzahlungsbelege wird zur Akte genommen.

So, wie der Posteingang Zeit und Ort der Fristnotierung ist, ist der Postausgang Zeit und Ort der Friststreichung 1 . Rechtssicher nach BGH Rechtssprechung ist nur eine Friststreichung und Erledigungskontrolle, die mit dem Postausgang unmittelbar verknüpft ist. Erst im Postausgang ist ein Vorgang endgütig bearbeitet, d. h. unterschrieben, kuvertiert und frankiert.

Beispiel:

Ein Betreuer Krüger arbeitet seine Fristenliste ab und veranlasst sein Sekretariat, die Rundfunkgebührenbefreiung für den Betreuten Conrad zu veranlassen. Mit der Arbeitsanweisung ans Sekretariat streicht er die Frist. Im Sekretariat geht der Auftrag verloren. Erst als die GEZ eine Mahnung über fällige Gebühren schickt, wird das Fristversäumnis bemerkt.

Hätte der Betreuer die Friststreichung erst mit dem Postausgang vorgenommen, wäre dieser Fehler nicht passiert.

Auch für den Postausgang und die Friststreichung lassen sich einige Grundregeln aufstellen, die sich aus der BGH-Rechtssprechung ergeben:

• Eine Frist darf nicht bereits gestrichen werden, nachdem man die Handlung, die die Frist erledigen soll, gerade begonnen hat oder initiiert hat.

Neben der zu frühen Streichung von Fristennotierungen kann es auch vorkommen, dass Fristen später aus der vermeintlichen Erinnerung heraus gestrichen werden.

• Ein Frist darf nicht ohne Zusammenhang mit dem Postausgang und ohne Identitätsprüfung gestrichen werden.

Beispiel:

Ein Betreuer Krüger arbeitet morgens seinen Fristenkalender ab und streicht eine Frist zu Erinnerung an einen Verlängerungsantrag ALG II, weil er mutmaßt diesen vorgestern bereits erledigt zu haben. Später stellt sich heraus, dass der Verlängerungsantrag versäumt wurde. Krüger hatte den Verlängerungsantrag für einen anderen Betreuten gestellt und die beiden Fälle verwechselt.

Fristen dürfen nur gestrichen werden, wenn dabei die Identität des ausgehenden Poststücks und der Fristnotierung dabei sichergestellt wird.

Schließlich ist noch eine letzte Lücke zu schließen: Vorgänge, die am aktuellen Tag ihren Fristablauf haben und weder durch Vorfristen noch durch Kalenderprüfung am Beginn des Arbeitstages erfasst wurden. Hier verlangt die Rechtssprechung noch eine abendliche Erledigungskontrolle.

• Zusammen mit dem Postausgang ist eine abendliche Erledigungskontrolle durchzuführen und zu prüfen, ob alle Fristen dieses Tages erledigt wurden.

Erreicht wird dies entweder durch einen nochmaligen Blick in den papierenen Fristenkalender oder bei Verwendung von Software, durch einen nochmaligen Ausdruck aller Fristen, die bis zum aktuellen Tag zu erledigen waren und noch nicht erledigt sind.

Praxistipp:

Machen sie den Postausgang zu einem “Ritual”. Richten sie eine feste Zeit dafür ein, die “gesammelten Werke” des Tages zu unterschreiben, nochmals zu lesen, auf Vollständigkeit zu prüfen und mit den Fristen abzugleichen. Dabei lassen sie sich nicht stören. Dann kuvertieren Sie die Post und bringen sie sie an einen festen Ort, der Postausgangsstelle ihres Büros bzw. sorgen sie dafür, dass diese Schreiben gefaxt werden. Durch diese Konzentration, nicht nur ihrer Gedanken, sondern auch des Gegenstandes ihrer Arbeit, erreichen Sie eine viel größere Zuverlässigkeit Ihres Handelns.

1. Literaturhinweis: Organisation und Qualitätsmanagement von Stefan Thon, Berlin 2005[↩]