Fristenverwaltung praktisch

Fristenkalender

Jeder handelsübliche Tischkalender kann als Fristenkalender verwendet werden. Im Fachhandel für Anwälte sind allerdings spezielle Fristenkalender (Beckscher Fristenkalender) erhältlich, die für jeden Tag zwischen Außenterminen, Büroterminen, Fristen und Wiedervorlagen unterscheiden. Der Vorteil von Fristenkalendern in Papierform ist,

- dass sie räumlich ganz deutlich zwischen Frist und Vorfrist und Wiedervorlagetermin unterscheiden. Die Wiedervorlagen oder Vorfristen werden räumlich getrennt von der Ablauffrist aufgeführt.

- dass man das Anlegen und Streichen einer Frist genau nachvollziehen kann. Beides hinterlässt physische handschriftliche Spuren.

Elektronische Fristenverwaltung

Elektronische Fristenverwaltung ist laut Rechtssprechung des Bundesgerichtshofs zulässig.

Die Vorteile elektronischer Fristenverwaltung liegen darin, dass sie das Umschreiben von Vorfristen und Ablaufristen einfacher macht. Außerdem muss man nicht bei Jahreswechsel alles in einen neuen Kalender übertragen. Verjährungsfristen, Betreuungsanordnungen und vieles mehr erstreckt sich über mehrere Jahre. Terminnotierungen mit Fristabläufen im nächsten Jahr oder viele Jahre später sind mit elektronischen Kalendern kein Problem.

Selbstverständlich muss dabei dafür gesorgt werden, dass durch ein Konzept zur Datensicherung keine Daten verloren gehen. Man muss täglich Datensicherung in Mehrgenerationenform voraussetzen, sonst ist eine derartige Handhabung von Fristen riskant und nicht rechtssicher. Für das Programm muss außerdem bei Störungen ein Herstellerservice zur Verfügung stehen, der die Probleme beheben kann. Auch zu diesen Fragen gibt es bereits BGH-Rechtssprechung.

Prinzipiell lässt sich sowohl MS Outlook (nicht Outlook Express, das ist ein reines E-Mail-Programm) wie auch Spezialsoftware für Betreuer rechtssicher zur Fristenverwaltung einsetzen.

Das Microsoftprodukt Outlook hat in gewisser Weise für jedwede Branchensoftware dabei Maßstäbe gesetzt, weil jede Branchensoftware sich gern “Outlook-Kompatibilität” auf die Fahnen schreibt. Die Handhabung von eigentlicher Frist (“Genaufrist” oder Fristablauf) und Vorfrist lässt sich dabei prinzipiell gut umsetzen, da Outlook die Unterscheidung zwischen eigentlichen Termin und Terminerinnerung kennt. Dieses Programm lässt sich sehr vielseitig einsetzen, wenn man sich damit auskennt. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten der Anpassung, sowohl hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Datenfelder, der Bildschirmansichten wie auch der Druckausgabe.

Grundsätzlich sollte mit MS Outlook eine rechtssichere Fristenverwaltung möglich sein. Auch mit der Spezialsoftware für Rechtsbetreuer, butler und at work ist eine rechtssichere Fristenverwaltung möglich.

Leider ist es oftmals – sowohl in Outlook, butler oder at work – viel zu einfach, Rechtsmittelfristen in der Software spurlos zu streichen, zu ändern oder zu löschen. Hier muss man – wenn man ein Sekretariat hat- durch interne Arbeitsanweisungen klar stellen, wer eine Frist wann anlegen, ändern, auf erledigt setzen oder löschen darf. Die Rollen- und Rechteverteilung in der Software muss man unbedingt so Einstellen, dass unbefugte keinen Zugriff auf die Wiedervorlage haben.

Das Problem liegt manchmal darin, dass softwaregestützte Wiedervorlagesysteme von den Nutzern eben nicht nur für Rechtsmittel- sondern für allen möglichen Erinnerungs- und Aufgabenverwaltungsbedarf benutzt werden. Setzt der Hersteller zu scharfe Benutzungsregeln an, wird die Softwarelösung für den Massengeschmack zu umständlich.