In welcher Weise die Fristen im Posteingang zu erfassen sind, hat sich im Laufe der Jahre durch die Rechtsprechung herausgebildet. Ausgangspunkt sind meist Haftungsprozesse und Wiedereinsetzungsanträge. In letzter Instanz landen solche Verfahren dann oft beim Bundesgerichtshof. Die einschlägigen BGH-Beschlüsse (vgl. meinen Beitrag Fristen und BGH-Rechtsprechung ) sind wiederum die Basis für Ratgeberliteratur zur Büroorganisation 1.

Allgemein kann man formulieren, dass von Berufsbetreuern verlangt wird, dass sie in ihrem Büro ein geschlossenes Fristensystem organisiert haben. Dies ergibt sich aus den Sorgfaltspflichten, die der BGH für die berufsmäßige fremder Angelegenheiten ausformuliert hat, ebenso wie aus den Versicherungsbedingungen der Haftpflichtversicherer für Vermögensschaden.

Auf dieser Basis kann man folgende Verfahrensweise beim Posteingang und bei der Fristnotierung empfehlen.

1. Jeder Posteingang ist mit dem Posteingangsstempel zu versehen. Wurde die Post mit Zustellungsurkunde oder Empfangsbekenntnis zugestellt, dann sind die Zustellnachweise Bestandteil des Posteingangs. Besondere Formen der Zustellung können auch direkt auf dem Schriftstück vermerkt werden.
2. Jedes Poststück ist sofort als erstes auf darin enthaltene Fristen durchzusehen und durchzulesen. Dabei ist zu beachten, dass nicht jede Frist ist völlig offensichtlich sein muss (z. B. Verjährungsfristen).
3. Der Fristablauf und eine dazu gehörige Vorfrist sind auf dem Poststück zu vermerken. Im Poststück sollte ggf. die Stelle markiert werden, aus der sich die Frist ergibt. Diese Notierung auf dem Poststück dient der Erleichterung und Ermöglichung der Überwachung der Fristnotierung. Friststempel sind besonders geeignet.
4. Den Tag des Fristablaufs und die Vorfrist sind im Fristenkalender zu notieren. Elektronische Kalender sind erlaubt, wenn sie genauso sicher gehandhabt werden können wie Papierkalender.
5. Wird die Erfassung an Büroangestellte delegiert, müssen diese die Erledigung der Fristerfassung auf dem Poststück neben der darin enthaltenen, wie oben hervorgehobenen Frist abzeichnen mit dem Zusatz z. B. “not. Müller”. Dies darf erst nach der Erledigung der Fristnotierung im Kalender geschehen.
6. Zumindest stichprobenartig muss der Berufsbetreuer kontrollieren, ob die Fristen richtig und nach obigen Prozedere notiert wurden. Da diese Stichprobenkontrolle ggf. nachgewiesen werden muss, muss die EDV einen Protokollausdruck (die Fristen zu einem beliebigen Fall oder zu einem beliebigen Tag) der notierten Fristen erlauben. Darauf – oder auf dem schriftlichen Fristenkalender, falls keine Elektronik benutzt wird – wird mit dem Handzeichen und Datum die Kontrolle vom verantwortlichen Berufsbetreuer quittiert.

Erfasst der Berufsbetreuer alle seine Fristen selbst, entfällt Punkt 5 und 6.

Der Posteingang sollte vom Betreuer – wie der regelmäßige Kontakt zum Betreuten – zu einem Zentrum der Organisation gemacht werden. Denn mit dem Posteingang beginnen Fristen zu laufen, die über Geltendmachung oder Untergang von Rechtsansprüchen entscheiden.

Es lohnt sich, aus dem Posteingang und dessen Auswertung ein “Ritual” zu machen. Wenn der Betreuer ein Sekretariat hat, wird im die Tagespost in einer Postmappe vorgelegt, bereits geöffnet, aufgeschlagen und mit Eingangsstempel versehen. Wenn er allein arbeitet, überlegt er sich, ob er nicht ähnlich vorgehen und sich die Briefe selbst gestempelt in eine Postmappe oder andere temporäre Ablage legt. Eine feste Tageszeit sollte für den Posteingang eingeplant werden. Man sollte sich nicht unterbrechen lassen, wenn der Posteingang bearbeitet wird.

Wird eine Postmappe benutzt, in die Briefe bereits einsortiert sind, verändert sich automatisch die Einstellung und Aufmerksamkeit bei dem ganzen Vorgang. Die “Ritualisierung” bewirkt eine Verlangsamung der Tätigkeit, hebt diese Tätigkeit von den anderen Tätigkeiten im Tagesgeschäft ab und bewirkt eine Steigerung der Aufmerksamkeit.

Die Sammlung der Post in einer Postmappe ist auch schon deshalb sinnvoll, weil durch die Privatisierung der Post sich der Posteingang zunehmend auf mehrere Termine am Tag verteilt. Man sollte nicht jedes Mal von Neuem mit der Bearbeitung ansetzen und sich dieser zeitlichen Zersplitterung der Postunternehmen unterwerfen, sondern lieber zunächst sammeln und dann bearbeiten. Auf diese Weise hat man auch Gelegenheit, den Faxeingang zu integrieren, der sich ohnehin festen Rhythmen entzieht.

Wenn Betreuer von Hausbesuchen zurückkommen, und dabei Unterlagen von Betreuten übernommen haben, sind diese ebenfalls im Posteingang zu sammeln. Dasselbe gilt für Post, die der Betreute mit ins Büro bringt. Der Posteingang ist als zentrale Sammelstelle zu begreifen, als Ort der Sammlung und Erfassung, an dem der weitere Büroablauf ansetzen kann.

Die eingehende Post ist immer am Tag des Eingangs (außer am Wochenende) zu behandeln und niemals nebensächlich. Ein unbesehenes Sammeln der Post auf dem Schreibtisch über längere Zeiträume ist riskant und pflichtwidrig, denn die Rechtssprechung verlangt, das Fristen sofort erfasst werden. Fristgebundener Handlungsbedarf wird sofort beim Posteingang bearbeitet, als solcher erkannt und behandelt.

Der Posteingang ist Zeit und Ort für die schriftliche Fristerfassung. Fristgebundener Posteingang gilt erst dann als pflichtgemäß bearbeitet, wenn sofort bei Posteingang die Fristen notiert werden und anschließend sichergestellt ist, dass diese Fristen und Wiedervorlagetermine beachtet werden. Haftpflichtversicherungen zahlen nicht, wenn ein Berufsbetreuer wissentlich von seinen Pflichten abweicht. Zu seinen Pflichten gehört die Fristnotierung.

Außerdem muss der Berufsbetreuer die Muße haben, sich für jedes Schreiben den Fall vor Augen zu führen. Eventuell muss auch die Betreuungsakte beigezogen werden, um ein Schreiben beurteilen zu können.

1. Literaturhinweis: Organisation und Qualitätsmanagement von Stefan Thon, Berlin 2005[↩]

Die Vertragstexte von Vermögensschadenshaftpflichtversicherungen (AXA, Feuersozietät, Victoria) für Berufsbetreuer unterscheiden sich in Bezug auf den Haftungsauschluss kaum.

§ 4 Ausschlüsse: Der Versicherungsanspruch bezieht sich nicht auf Haftpflichtansprüche: (…) wegen Schäden durch wissentliches Abweichen vom Gesetz, Vorschrift, Anweisung oder Bedingung des Machtgebers (Berechtigten) oder durch sonstige wissentliche Pflichtverletzung. (Auszug aus einem Versicherungsvertrag, wortgleich bei AXA, Feuersozietät und Victoria)

Der Begriff der “wissentlichen Pflichtverletzung” führt in den Bereich juristischer Vorsatztheorien. Unter dem Vorbehalt, dass ich kein Jurist bin, verstehe ich diesen Begriff wie folgt: Vorsatz ist grundsätzlich Wissen und Wollen. Wenn Haftpflichtversicherungen in ihren Vertragsbedingungen das Wissen, also das kognitive Element des Vorsatzes gegenüber dem voluntativen Element betonen, deutet das darauf hin, dass sie in Versicherungsfällen den Vorsatz von der kognitiven Seite her beurteilen werden. Sie werden also bei der Bearbeitung des Schadensfalls fragen, ob der Betreuer gewusst habe, das seine Büroorganisation Fristversäumnisse möglich macht. Die Versicherung darf dann vom Wissen aufs Wollen schließen: Ein Berufsbetreuer, der weiß, dass seine Büroorganisation Fristversäumnisse ermöglicht, wolle auch, dass ein Fristversäumnis eintrete.

Das Wissen eines Berufsbetreuers ist für den Versicherer einfacher zu beurteilen, als sein Wollen. Außerdem erlaubt die “kognitive Vorsatzauslegung”, den Profi strenger zu beurteilen als den Laien: Wer den Beruf des Berufsbetreuers seit Jahren professionell ausübt, dürfte es schwer fallen, sich im Schadensfall auf Unwissen über eine geeignete Büroorganisation zu berufen. Das Vorhalten einer ungeeigneten Büroorganisation kann vom Versicherer dem Vorsatz zugerechnet werden, für den die Haftung ausgeschlossen ist.